刘竞一，李丰宇，李泽锋
(郑州航空工业管理学院，河南 郑州 450046)
档案管理是煤电企业实现信息化建设与现代化发展必不可少的重要组成部分，能够为企业长期稳定发展创造有利的条件。因此，煤电企业应该重视本企业的档案管理工作，积极推进煤电企业档案管理信息化发展[1]。近年来，国家相继出台的电子文件管理制度(如《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)和《企业电子文件归档与电子档案管理指南》)，以及相关政策和行业标准规范为煤电企业电子文件管理提供了参考依据。在此背景下，煤电企业开始积极探索能够推动企业发展的电子文件管理实施路径，进一步完善了业务系统生成的电子文件归档管理的解决方案。
霍州煤电集团有限公司组建了兼职档案员管理团队，采用垂直管理方式规范本企业档案工作，完善了本企业档案管理制度与管理考核办法[2]。西山煤电有限责任公司档案馆在遵循国家档案分类标准的基础上，制订了能够满足本企业业务管理需要的档案管理办法，做到档案管理有法可依、有据可依[3]。北方魏家峁煤电有限责任公司充分考虑到了企业档案工作的实际情况，通过合理科学的制度要求和严格的过程管理，实现了企业档案管理工作的质量标准化[4]。福建煤电股份公司创新档案工作方式，将档案管理工作前置，主动提供档案服务，使档案管理工作驶入了快车道[5]。煤电企业电子文件管理十分重要，是推动企业发展的重要条件。大数据时代对煤电企业电子文件管理工作提出了更高的要求，因此有必要对煤电企业电子文件管理活动展开深入的研究。从全生命周期角度出发，在电子文件生命周期理论的指导下，探讨山西国峰煤电有限责任公司(以下简称“国峰煤电”)的电子文件管理活动，针对不同阶段提出具有针对性的建议，助力国峰煤电电子文件管理实践工作的开展。
2012年10月10日，山西国峰煤电有限责任公司在汾阳市工商行政管理局完成登记正式成立，其经营范围主要包括粉煤灰及相关产品生产与销售，电力、热力生产与销售及相关服务等。随着晋能控股集团有限公司(以下简称“集团公司”)与国峰煤电的快速发展，国峰煤电也稳步推进“智慧电厂”的建设。2016年4月8日，国峰煤电项目通过了晋能集团、山西省档案局基建项目档案专项验收，成为首批按照《山西省重大建设项目档案验收细则》通过验收的项目，为国峰煤电工程在2016年度相继获得“中国电力优质工程奖”“中国安装工程优质奖”做出了重要贡献。2018年1月24日，国峰煤电档案工作规范化管理项目通过了山西省档案局组织的AAA级评定验收。2019年3月，经国峰煤电申报、山西省档案局推荐、国家档案局评审，国峰煤电成为“企业电子文件归档和电子档案管理”第二批试点单位之一。
1.1 管理制度建设
国峰煤电自建设、运营以来，非常重视档案管理工作，设有综合档案室，并配备了3名档案专职工作人员。公司的档案管理制度规范体系可以分为政策性制度、业务规范和实施细则三类，主要针对的是实体文件的管理。公司现有的档案管理制度主要有：电子文件接收与管理规定(GFMD1-001-DA07)、电子档案管理系统运行维护使用实施细则(试行)(GFMD1-001-DA08)、档案管理“三纳入”“四同步”“四参加”制度(GFMD1-001-DA09)等。在电子文件管理方面，国峰煤电编制了《电子文件接收与管理规定》(GFMD1-001-DA07)、《电子档案管理系统运行维护使用实施细则(试行)》(GFMD1-001-DA08)。
国峰煤电虽然已经制定了电子文件管理相关的制度规范，但是未能完全覆盖电子文件管理的全过程，如元数据规范、四性检测标准、长期保存规范和策略等。在电子文件管理实践工作中，电子文件的分类、元数据管理、归档范围、 编号、四性检测规范、长期保存规范、系统运行维护、备份与恢复、应急管理等都需要明确和规范，才能推动电子文件管理工作的有效开展。
1.2 硬件基础设施
完备的信息化硬件设施是保障电子文件管理工作有效开展的基本条件。国峰煤电为了能够顺利地完成数字档案室的建设，已经配备了计算机、打印机、复印机、扫描仪等硬件设施，并依托公司内部的局域网，建设有档案管理系统应用服务器(1台)、数据库服务器(1台)和核心交换机和备份设备。公司通过煤电专线可以访问集团的“集团OA办公自动化系统”“电子商务平台系统”“燃料智能化管理系统”平台，公司内部建有“管控一体化信息系统”。
公司虽已投入有档案管理系统及配套的硬件，如办公需要的计算机、打印机等办公设备，但距离电子文件归档和电子档案管理还有一定的差距，如对接上游业务系统所需的基础硬件，电子文件长期保存所需要的服务器、在线离线存储设备、磁盘光盘保存设施等。
1.3 软件基础设施
公司成立后，在基建工作正式开始前就引入了基建管理信息系统(基建MIS)，成为公司基建管理的重要载体和手段。基建MIS信息化系统发挥了极其重要的作用，明显提升了工程计划、设备管理、工程量审核、工程量结算等工程管理的规范性和效率。公司进入运营阶段后，全面建成并启用了“管控一体化信息系统”“集团OA办公自动化系统”“电子商务平台系统”“燃料智能化管理系统”等信息化系统。
现有档案管理系统是档案信息化建设的较早产品，主要功能是对实体档案的管理，未能针对电子文件的归档和电子档案管理采取在线归档、元数据管理、电子文件“四性”检测、长期保存等措施。国峰煤电目前燃料智能化管理系统、管控一体化信息系统和电子商务平台等产生的电子文件，多数表格以结构化数据形式存在于关系型数据库中，未能实现版式固化。大量的电子文件分散存储在各业务系统数据库或业务人员工作电脑中，存在篡改或丢失的风险。
1997年，国际档案理事会电子文件委员会颁布了《电子文件管理指南》，提出了电子文件生命周期(the life cycle of electronic record)的概念，把电子文件划分为设计阶段(也被称为概念阶段，concept stag)、形成阶段(creation stage)和保管阶段(maintenance stage)三个阶段。20世纪90年代，澳大利亚档案学者Frank Upward等人提出文件连续体理论，将文件视为一个连续的统一体，体现了文件运动在时间和空间的多维性和整体性。在文件连续体理论的指导下，将煤电企业电子文件管理活动视为一个连续的不间断的活动过程，用连续的思维思考国峰煤电企业电子文件运动阶段的划分。
国峰煤电所采用的业务系统支撑着业务流程的正常运行，其电子文件在行政管理和电力生产等各项业务运行过程中生成，为了确保电子文件的长期保存和可持续利用，需要对具有保存价值的电子文件进行归档管理。这就需要在保障电子文件“四性”的基础上，将在业务系统中生成的电子文件真实、可靠、完整、可用地迁移到档案管理系统中。电子文件生命周期理论适用于国峰煤电电子文件的管理活动，在电子文件生命周期理论思想的指导下，遵循国峰煤电电子文件的客观运动过程，可将其电子文件管理活动划分三个连续的阶段，即生成阶段、捕获阶段、长期保存阶段，如图1所示。
图1 国峰煤电电子文件管理阶段划分
在生成阶段，重点关注电子文件的生成系统，即业务系统及其元数据管理。从电子文件整个生命周期来看，生成阶段电子文件的质量直接影响后续阶段管理工作的开展。以文件生命周期理论为基础的前端控制思想，要求将电子文件的管理延伸到电子文件生成之前，即对电子文件的生成系统加以完善。相对于传统档案而言，电子文件可操作性强，因此在电子文件生成过程中可以根据业务系统的需要确定生成格式，并借助元数据管理保障电子文件的“四性”。
在捕获阶段，主要工作是归档并存储电子文件及其元数据[6]，与此同时还要对其进行“四性”检测。首先，对电子文件进行捕获时要明确捕获对象，因此国峰煤电要清晰地划分电子文件及其元数据的归档范围，并明确其保管期限。其次，捕获功能的实现依赖捕获接口的设计，这就要求在基于国峰煤电业务流程分析以及与业务系统工作人员协商一致的情况下，选择合适的接口方式。
在保存阶段，保障所存储电子文件的可用和可信是其核心工作内容。电子档案的管理和纸质等实体档案管理存在差异，不仅要保证所存储电子档案的安全性，还要确保其完整性、真实性、长期可用性。电子档案长期保存阶段涉及四性检测、系统管理、文件格式管理、数据管理、迁移管理、转换管理等诸多环节，需要借助信息化系统进行自动化辅助管理。
3.1 管理对象模糊
为了实现信息化发展，国峰煤电建立了诸多业务系统平台，由此产生的电子文件数量多、种类也越来越多样化，如数字音频和视频、数码照片、电子公文、扫描图像等形式的电子文件。尤其是生产运营核心系统生成的大量生产、运营类电子文件，已逐步成为国峰煤电生产经营、建设发展的真实记录，成为规范安全生产经营管理、保护国峰煤电权益、服务国峰煤电持续发展的生产要素和数字资源，是国峰煤电不可或缺的重要资产。本文采用广义的电子文件概念，不仅是指归档前的电子文件，也包括归档存储的电子档案。国峰煤电电子文件是指公司在建设、研发、生产、服务、经营和管理及产权变动过程中，借助计算机等电子设备形成、办理、流转和存储的数字格式的，且具有一定保管价值的各类电子文件。这些电子文件是对公司开展各项管理活动的原始性记录，合理地保存和利用电子文件是发挥其凭证价值、有效维护公司和职工权益的重要条件。
OA系统中包含关于国峰煤电公司的收文、发文、会议纪要、党政联席会、党支委会议等，含有正文、附件、审批单等信息。管控一体化平台系统用于管理本单位内部的各项工作，主要包含生产经营模块、操作票管理、运行报表和设备管理四个部分。燃料智能化管理系统中的生产报表主要有14类，分别为燃料日报、月报、燃料管理月度报表等；
经营分析报表主要有14类，分别为主表、单位成本表、发电厂用电率、供电煤耗明细等。电子商务平台包括采购单和采购确认单两种文件。
理论上业务系统内应存有各类业务活动的信息记录，通过页面展示只有OA系统中能够正常展示文件，管控一体化平台系统、燃料智能化管理系统和电子商务平台系统中均无电子文件。在管控一体化平台中各项电子文件属于归档范围，燃料智能化管理系统中生产报表各项报表属于归档范围，在商务平台中主要有采购单、采购确认单需要归档，因此需要将与国峰煤电有关的业务信息、各项报表等生成版式文件，根据国家要求转换成双层PDF文件，推送给档案管理系统。转换的文件要能体现审批信息及数据来源，针对业务系统中各项工作，建议能形成审核流程并能够与电子签章相结合，在形成的电子文件上形成制表人以及报表审核人，以证明电子文件的真实性。
3.2 归档范围不明确
电子文件的归档范围是电子文件管理中最重要的内容，对电子文件档案化管理来说至关重要。国峰煤电企业档案归档工作仍沿用实体档案归档办法，关于业务系统生成的各类信息、电子文件及其原数据的归档范围不明确，因此无法适用于其业务系统生成的电子文件归档工作的需要。
为了对电子文件实施规范化和标准化的管理，需要根据相关电子文件管理法规标准，如《中华人民共和国档案法》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等，梳理燃料智能化管理系统等各个业务系统所生成的电子文件和相关元数据，划定归档范围和保管期限。与此同时，企业档案管理者需要有高效的工作效率、迅速的信息整合能力，要与时俱进，转变固有的传统档案管理模式，用创新的思维方式和现代化管理手段重新审视电子文件管理。既不能一味地生搬硬套原有的实体档案归档范围，也不能被大数据时代下“一切数据皆归档”的观点所迷惑，而是要结合本单位工作流程及其所形成电子文件的特点，进一步完善电子文件的归档范围。
3.3 元数据管理不到位
元数据是描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据，是企业数据资产的最原始词典[7]。元数据管理是对分散在业务系统的各种描述性数据，进行系统地收集和整理的过程，作为电子文件管理的基础性工作，对推动电子文件全生命周期管理工作至关重要，能够辅助业务工作人员开展日常管理工作，也有利于档案工作人员开展电子档案管理工作。国峰煤电在采用业务系统和档案管理系统时，未充分考虑到元数据的管理问题，因此没有制定相应的元数据管理规范和办法，忽视对元数据的收集和管理。
元数据的有效管理、利用离不开规范的约束，配套的规范制度应该随着元数据管理平台的建设同步制定。企业生产经营类电子文件目前尚未有成熟的元数据方案，因此有必要组建计算机和档案学协同合作的专家团队，站在全局角度去统筹规划，制定相应的管理办法与流程规范，以及元数据管理中涉及工作人员的职责，以更好地推动元数据管理工作的开展。在参考行业标准规范基础上，针对每个系统的特点，分系统制定出相应的元数据集，确定应归档元数据，交由开发人员在业务系统改造过程中实现相应的功能。
4.1 国峰煤电电子文件生成阶段
4.1.1 固化版式文件
在业务系统建设之初没有考虑到电子文件的管理问题，需要归档的电子文件在系统中多是以动态报表形式存在。为了解决这个问题，需要进行业务系统改造，明确电子文件及其元数据的归档范围、增加元数据管理、格式管理和捕获功能等。按照归档范围，对每一个应归档的电子文件进行清点，检查其是否在相应业务系统中生成。如果是动态报表，要求改造时将其固化为PDF版式文件，同时要求补充动态报表中没有的要素，如填表人、审核人、填报日期、审核日期等。
参考《电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T18894-2016)》等标准，分析各业务系统电子文件的形成过程及格式，在不影响业务系统生产功能的前提下优化管理流程、增加元数据提取(尤其是业务数据作为元数据)、动态表单固化为标准格式电子文件、格式转化等功能，实现对电子文件流转过程中所产生的元数据的收集，保持元数据与电子文件之间的关联。以解决诸如元数据缺失、应归档电子表单以动态报表形式生成难以归档等问题，使得业务系统初步具备生成、收集、整理、归档电子文件的功能。
4.1.2 制定元数据方案
元数据管理在电子文件管理中扮演着重要的角色，元数据方案是实现电子文件全生命周期管理的基础。元数据具有动态性，伴随着电子文件运动而产生，真实地记录着电子文件整个运动过程。
借鉴已有的文书类、照片类、录音录像类电子文件元数据方案，以利于资源的交换、整合及长期保存为目的，通过对国峰煤电管控一体化信息系统、燃料智能化管理系统、OA办公自动化系统、电子商务平台系统等核心业务系统的调研梳理，适当地对元数据进行扩展，整理汇编国峰煤电电子文件元数据元素表，制定更加符合煤电企业实际需求的电子文件元数据规范。
ISO23081提出的模型为创建、管理和应用文件管理元数据建立了一个参考框架。参考《信息与文献-文件管理流程-文件元数据》(ISO 23081)配套标准、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46)等相关标准规范，结合业务管理和档案管理的具体情况，从概念层次上将国峰煤电电子文件元数据区分为四个不同的元数集，其中，包括业务实体元数据、文件实体元数据、实体关系元数据和机构人员实体。如表1所示，业务实体元数据元素集由元素和子元素两部分组成，元素包括编码、元素名称、可选性、可重复性，子元素包括编码、子元素名称和可选性。参考元数据描述方法设置档案管理系统中的元数据信息内容，其中包括数据的属性、约束性、默认设置、信息来源、相关元素以及注释等。此外，要根据不同的电子文件生成系统，制定元数据的归档范围，以实现元数据收集的齐全完整，从而达到保障电子文件“四性”的目的。
表1 业务实体元数据元素
表2 生产管理系统电子文件元数据归档范围
4.2 国峰煤电电子文件捕获阶段
4.2.1 完善捕获功能
(1)接收和处理业务系统推送的电子文件及其元数据。支持在线或离线的批量接收与处理，保存完整的接收过程信息，并生成电子文件接收登记表。在完成电子文件的接收工作后，严格遵循文件移交流程，将电子文件移交到档案整理，为后续电子档案管理工作奠定基础。之后还可以借助数据接口同步技术手段，将分散在不同业务系统中的电子目录以及电子文件，及时同步存储到档案管理系统中，减轻人工录入压力，保证人工录入的准确率，从而确保捕获归档电子文件的原始性以及数据的正确性。
(2)检测电子文件的完整性、真实性、可用性、安全性。电子文件捕获接口平台通过四性检测服务对电子文件进行四性检测，将四性检测平台部署在接口中，以加密算法(如MD5)形成认证码的方式检测真实性，以信息比对方式(如将归档电子文件与电子文件应有构成要素，以及特殊格式电子文件所需的软硬件完成性等)检测完整性，以不可识别电子文件特征库、标准格式比对等方式检测可用性，以及防病毒检测等构建四性检测平台，对于不满足四性检测的电子文件及时退回。参考《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T70-2018)，制定电子文件“四性”检测规范和标准，开发归档、移交和长期保存环节的电子文件(档案)四性检测服务，并对检测的过程和结果进行完整记录，保存到电子档案管理系统。
4.2.2 设计捕获接口
捕获接口作为一种数据导入/导出的软件模块，建立在文件生成系统与电子档案管理系统中间，能够按照规定的数据交换格式，实现两个系统之间的数据流动与流程衔接[8]。接口平台既能对接用户、组织机构数据，又能对接上游业务系统归档的电子文件封装包、电子文件和元数据。梳理国峰煤电现有的各类信息化系统及软硬件接口规范，依据国家档案局颁布的《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，与业务系统开发人员进行沟通，确定接口的功能要求，然后根据系统功能需求选择合适的接口方式。
集团OA系统可以采用中间库方式数据归档，将归档的电子文件元数据信息推送到归档库中间表，将电子文件存储路径等信息推送到附件信息表。档案系统定时从中间表取条目和原文数据至档案库。业务系统在将条目和原文推送完毕后，将统计信息插入到归档信息主表中。
燃料智能化管理系统、电子商务系统和管控一体化系统与电子档案管理系统之间的接口方式使用Webservice方案。由燃料智能化管理系统将电子文件元数据信息封装为XML，通过webservice接口将其推送到电子档案管理系统，将电子文件放到指定FTP位置。电子档案管理系统接口通过解析XML信息获取元数据和电子文件位置，通过“四性”检测服务后，将其归档存储到电子档案管理系统。对于不通过的电子文件要及时退回给业务系统，由业务系统补充完毕后，再次推送给档案管理系统(如图2所示)。
图2 接口示意
4.3 国峰煤电电子文件长期保存阶段
电子文件长期保存要以保障电子文件“四性”为准则，在国峰煤电原有档案管理系统的基础上，开发了一套符合国家电子文件管理相关标准与规范性文件、接口满足行业通用技术标准及计算机行业通用技术标准接口规范的电子档案管理系统平台。针对自身企业的特点，通过研发相应的电子档案管理系统，实现电子档案长期可存取、档案四性检测、格式转换、可视化平台等功能。
企业档案部门应该采取有效措施，确保归档保存的电子文件的物理安全和逻辑安全，保障电子文件的可用性和安全性。未经审批同意，禁止任何单位或者个人复制电子文件。在对电子文件提供合理利用时，应当使用复制件，不可以提供已经归档封存的电子文件载体。只有在符合国家或部门有关保密规定的前提下，才能在网上提供具有保密要求的归档电子文件，并且要采取相应的安全保密措施，监督利用者严格遵守保密规定，安全使用权限规定范围内的电子文件。
加强企业电子文件归档和电子档案管理工作，不仅能够促进企业信息资产的累积，也关系到国家档案资源体系建设。在新的形势下，对国峰煤电电子文件进行全生命周期管理是推动企业信息化建设的重要途径。在文件生命周期理论的指导下，结合国峰煤电业务管理和档案管理工作实际情况，将电子文件划分为不同的运动阶段，实现对电子文件的形成、接收、保管、利用和鉴定销毁等各个环节的全过程管理，能够推动企业档案工作可持续发展。积极开展国峰煤电电子文件全生命周期管理实践工作，能够有效地发挥电子文件管理反哺业务管理的积极作用，力争为其他单位开展相应的电子文件管理工作提供借鉴。
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